個人情報照会要項

照 会 要 項

1.開示等のご請求の対象となる保有個人データの特定について
開示等のご請求に当たっては、その対象となるご本人の「保有個人データ」(以下「保有個人データ」といいます。)を当社が利用させていただいております内容・状況等をご参考に特定していただきますようお願いいたします。
(例)当社から届けられたダイレクトメール等。
※ご案内を差し上げた時期、具体的なサービス名等をお知らせくださいますようお願いいたします。

2.開示等の対象範囲
開示等の対象となる個人情報の範囲は、ご本人のご氏名、ご住所、当社の利用目的のほか、当社が収集し、現に保有している保有個人データのみとします。

3.開示等のご請求先およびお問い合わせ先
開示等のご請求を行う場合は、後記の定めに従い、当社所定の申請書に本人確認のために必要な書類および開示手数料(開示または利用目的の通知のご請求の場合のみとし、訂正および利用停止等のご請求の場合には当該手数料は不要。)を同封のうえ、下記宛に郵便でご請求ください。なお、封書に朱書きで「開示等請求書類在中」とお書き添えいただければ幸いです。
※直接当社にご来社いただいてのご請求はお受けいたしかねますので、あらかじめご了承ください。

〒413-0232 静岡県伊東市八幡野1103番地266
株式会社伊豆急ハウジング 経営企画部 総務担当
0557-53-2166(代)
(受付時間 8:30 – 12:00、13:00 – 17:30 ただし、土日祝祭日などは除く)

4.開示等のご請求に際してご提出いただく書面(様式)等
ご本人が開示等のご請求を行う場合は、下記(A)の申請書をダウンロード・印刷していただき、所定の事項をご記入し、ご本人の署名押印のうえ、本人確認のための下記(B)の書類を同封し、前記の当社「経営企画部 総務担当」まで、郵便でご請求ください。
なお、代理人によるご請求の場合は、代理人において、ご本人のご氏名、ご住所および代理人のご住所を申請書にご記入のうえ、署名押印をいただきますようお願いいたします。

※1 印刷・コピー代、本人確認書類の取得費、郵送料等、開示等の申請に要する諸経費は、すべてご本人負担とさせていただきますので、あらかじめご了承ください。
※2 申請書類は当社所定のものに限るものとし、それ以外の書式では一切お受けすることができませんので、あらかじめご了承ください。
※3 開示等のご請求に際してご提出いただいた書面等(本人確認書類を含む)は返却いたしません。なお、ご提出いただいた本人確認書類につきましては、開示等手続きが終了し当社が定める保有期間経過後、適切な方法で破棄させていただきますので、あらかじめご了承ください。

(A)当社所定の申請書

個人情報の開示申請書
個人情報の訂正等申請書 
個人情報の利用停止等申請書 
個人情報の利用目的通知申請書 

※各申請書に必要事項の未記入、誤記入または不鮮明な個所等があった場合その他、記載の不備により手続きができない場合は、その旨当社から申請書にご記入いただいたご連絡先にご連絡申し上げます。なお、ご連絡から2週間以内に再度のご提出がない場合(未着の場合も含む)は、開示等のご請求がなかったものとみなし、既にご送付いただき、当社でお預かりしている申請書および書面一式につきましては、ご送付いただいた住民票記載のご住所宛(住民票が未送付である場合等は申請書記載のご住所宛)に当社から書留(本人限定受取郵便)でご返送させていただきますので、あらかじめご了承ください。

(B)本人確認のための書類
ご本人の住民票の写し(転居した場合は除票等の転居履歴が確認できる書類を含む)のほか、以下のいずれか1点の複写機によるコピー(以下「コピー」といいます)を同封してください。なお、いずれもご本人のご氏名の記載がある部分のコピーをお願いいたします。

 ・運転免許証
旅券(パスポート)
 ・住民基本台帳カード
 ・マイナンバーカード(表面のみ) 
 ・各種健康保険の被保険者証(ご本人さまのお名前、生年月日、ご住所のページ ※カードタイプは両面)

※1 転居または改姓等により、ご本人の現住所または現在の姓等と当社の保有個人データに登録されたご住所または旧姓等が異なる場合、またはそのおそれがある場合は、開示請求の際の本人確認ができないことなどが考えられますので、開示請求に先立ち、または開示請求とともに、訂正等の請求手続きをお取りください。この場合、除票等の転居の転居履歴が確認できる書類を併せてご提出ください。その他、住民票および除票等の取得につきましては、各地方自治体の窓口にお問い合わせください。
※2 本籍地が記載されている証明書の場合、お手数ですが、「本籍地」部分黒塗りし、または紙を貼るなど、隠してからそのコピーをおとりくださいますようお願いいたします。
※3 本人確認資料が同封されていない場合、または本人確認資料に不鮮明な箇所があるなどの理由により本人確認ができない場合等は、開示等のご請求がなかったものとみなし、その旨当社から申請書にご記入いただいたご連絡先にご連絡のうえ、既にご送付いただき当社でお預かりしている申請書および書面等一式につきましては、ご送付いただいた住民票記載のご住所宛(住民票が未送付である場合等は申請書記載のご住所宛)に、当社から書留(本人限定受取郵便)でご返送させていただきますので、あらかじめご了承ください。

5.代理人による開示等のご請求に際してのご提出いただく書面(様式)等
開示等のご請求を行う方が、ご本人の法定代理人、または本人から委任された代理人である場合は、前記(A)の申請書および(B)の本人確認のための書類に加えて、下記の書類(CまたはD)をご同封してください。
(C)   法定代理人の場合
(C)-1 未成年者の法定代理人の場合。

法定代理権があることを確認するための書類
  本人の親権者の場合本人の戸籍抄本1通
  本人の未成年後見人の場合本人の戸籍抄本1通
未成年者の法定代理人であることを確認するための書類(住民票の写し、運転免許証のコピー、旅券(パスポート)のコピー、住民基本台帳カードのコピ―、マイナンバーカード(表面のみ)のコピー、各種健康保険の被保険者証(ご本人さまのお名前、生年月日、ご住所のページ ※カードタイプの場合は両面)のコピーのうちいずれか1点)1式

(C)-2 成年被後見人の法定代理人の場合

 ・登記事項証明書 
 後見登記等に関する法律第10条に規定する登記事項証明書 
 ・成年被後見人の法定代理人であることを確認するための書類(住民票の写し、運転免許証のコピー、旅券(パスポート)のコピー、住民基本台帳カードのコピー、マイナンバーカード(表面のみ)のコピー、各種健康保険の被保険者証(ご本人さまのお名前、生年月日、ご住所のページ ※カードタイプの場合は両面)のコピーのうちいずれか1点)1式


(D)  委任による代理人の場合

当社所定の委任状(ご本人の実印を押印したもの)1通(ダウンロード・印刷してご利用ください。)
ご本人の印鑑証明書
代理人であることを確認するための書類(住民票の写し、運転免許証のコピー、旅券(パスポート)のコピー、住民基本台帳カードのコピー、マイナンバーカード(表面のみ)のコピー、各種健康保険の被保険者証(ご本人さまのお名前、生年月日、ご住所のページ ※カードタイプの場合は両面)のコピーのうちいずれか1点)1式
※1申請者が法定代理人または委任による代理人のいずれの場合でも、開示等のご請求に対する回答書面等(不開示の場合の通知書面を含む)は、開示等の対象者ご本人を受取人としてご提出いただいた住民票記載のご住所宛に当社から書留(本人限定受取郵便)で郵送しますので、あらかじめご了承ください。
※2代理権確認資料(代理人の本人確認資料も含む)の不足または不備により手続きができない場合等は、開示等のご請求がなかったものとみなし、その旨当社から申請書にご記入いただいたご連絡先にご連絡のうえ、既にご送付いただき当社でお預かりしている申請書および書面等一式につきましては、ご送付いただいた住民票記載のご住所宛(住民票が未送付である場合等は申請書記載のご住所宛)に当社から書留(本人限定受取郵便)でご返送させていただきますので、あらかじめご了承ください。

 

6.開示等のご請求に関する手数料およびその支払い方法
(A)  開示請求および利用目的の通知のご請求の場合

手数料1回の申請ごとに、1,000円(消費税および地方消費税込み)なお、開示および利用目的の通知のご請求に当たっては、1回の申請につき、保有個人データ10件までとさせていただきますので、あらかじめご了承ください。
支払方法1,000円分の郵便切手を申請書類と同封してください。
※1前記手数料は書留(本人限定受取郵便)の郵便料金相当額です。
(ご参考)25gまでの定形郵便物の場合の料金 郵便料金82円+書留料金430円+本人限定受取郵便料金100円+事務作業費388円=計1,000円
※2書留(本人限定受取郵便)にかかる郵便料金等が変更された場合は、開示等のご請求に関する手数料も変更させていただきますので、あらかじめご了承ください。
※3郵便トラブルにつきましては、当社の責に帰すべき事由による場合を除き、当社は何らの責任を負いかねますので、あらかじめご了承ください。
※4手数料が不足していた場合または同封されていなかった場合は、開示等のご請求がなかったものとみなし、その旨当社から申請書にご記入いただいたご連絡先にご連絡のうえ、既にご送付いただき当社でお預かりしている申請書および書面等一式につきましては、ご送付いただいた住民票記載のご住所宛(住民票が未送付である場合等は申請書記載のご住所宛)に当社から書留(本人限定受取郵便)でご返送させていただきますので、あらかじめご了承ください。


(B) 訂正請求および利用停止請求の場合

保有個人データを特定していただいたうえで、訂正および利用停止をご請求いただく場合の手数料は無料です。
「保有個人データ」を特定していただけない場合は、まず開示をご請求いただき、訂正および利用停止のご請求を行う保有個人データを特定していただきます。この場合、開示請求に関する手数料がさらに必要となりますので、あらかじめご了承ください。

 

7.開示等手続きの開始
この照会方法等に従い開示等のご請求に際してご提出いただく所定の書面等がすべてが「経営企画部 総務担当」に到着し、当社が受領した時をもって開示等手続きが開始されるものとします。


8.開示等のご請求に対する回答方法

ご提出いただいたご本人の住民票記載のご住所宛に、書留(本人限定受取郵便)により書面で回答申し上げます。

※1 「本人限定受取郵便」は、郵便物のお受け取りに際し郵便局から受取人宛に連絡があり、本人確認のうえ受取人のご住所または所定の郵便局で郵便物をお受け取りになることができる制度です。詳細は日本郵便株式会社にお問い合わせください。
※2申請者が法定代理人または委任による代理人のいずれの場合でも 、開示等のご請求に対する回答書面等(不開示の場合の通知書面を含む)は、開示等の対象者ご本人を受取人としてご提出いただいた住民票記載のご住所宛に郵送しますので、あらかじめご了承ください。
※3開示等手続きの開始からご回答までは、少なくとも2週間は日数をいただきますので、あらかじめご了承ください。
※4窓口の混雑その他、当社の業務上やむを得ない事情がある場合は、2週間以上の日数をいただく場合もありますので、あらかじめご了承ください。 
※5郵便トラブルにつきましては、当社の責に帰すべき事由による場合を除き、当社は何らの責任を負いかねますので、あらかじめご了承ください。
※6転居または改姓等により、開示請求とともに訂正等の請求を行う場合は、通常よりも多少日数をいただくことがございますので、あらかじめご了承ください。

 

9.ご請求に応じられない場合
下記の①~②の場合には、ご本人からの請求に応じることができません。

ご請求の不備等により請求を受理できない場合
以下の場合には、ご請求を受理することはできません。不備な箇所を修正したうえで、当社所定の手続きに従い申請書類の再提出をお願いします
 ・当社指定の請求書類を使用していない場合 
 ・提出に必要な書類等が足りない場合 
 ・請求書に記載された事項ではお客さまご本人を特定できない場合 
 ・申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所、当社の登録住所が一致しない場合等、ご本人からの請求であることが確認できない場合 
 ・代理人による申請に際して、その代理権が確認できない場合 
 ・その他、ご提出いただいた申請書類に不備があった場合 
 ・当社が定める手続きでなく請求された場合 
 ②開示等の請求等をお断りする場合 
【利用目的の通知】
以下の場合には、請求される保有個人データの利用目的の通知には応じません。
 ・ご本人が識別される 保有個人データの利用目的が明らかな場合
 ・利用目的をご本人に通知し、または公表することにより、本人または第三者の生命、身体、財産、その他の権利利益を害するおそれがある場合
 ・利用目的をご本人に通知し、または公表することにより、当社の権利または正当な利益を害するおそれがある場合
 ・国の機関または地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して、協力する必要がある場合であって、利用目的をご本人に通知し、または公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。 
【開示】 
以下の場合には、請求にかかる保有個人データの全部または一部を開示しません。 
 ・ご本人または第三者の生命、身体、財産、その他の権利利益を害するおそれがある場合 
 ・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合 
 ・開示により、他の法令に違反する場合 
【訂正等(訂正、追加、削除)】
以下の場合には、請求にかかる保有個人データの訂正等には応じません。
 ・その内容の訂正、追加、削除について、他の法令の規定により特別の手続きが定められている場合
 ・その内容の訂正、追加または削除が、当該保有個人データの利用目的の達成のために必要でない場合
【利用停止等(利用停止、消去)】
当社が保有する個人データが利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱われた場合、偽りその他不正の手段により取得された場合、またはご本人の同意がないなど正当な理由なく第三者に提供された場合、ご本人は当該保有個人データの利用停止または消去(以下、「利用停止等」といいます)を請求することができます。
ただし、以下の場合には、請求にかかる保有個人データの利用停止等の全部または一部には応じません。 
 ・違反の是正のためには、請求に係る保有個人データの一部の利用停止または消去で足りる場合
 ・利用停止または消去に多額の費用を要する場合、その他の利用停止等を行うことが困難であり、かつ、ご本人の権利利益を保護するため必要な代替措置をとった場合 
【第三者提供の停止
第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合、その他の第三者の提供を停止することが困難であり、かつ、ご本人の権利利益を保護するため必要な代替措置をとった場合。 


10.開示等のご請求に関して取得した個人情報の「利用目的」

開示等のご請求に伴いご提出いただいた申請書、本人確認書類等の個人情報は、本人確認、保有個人データの登録情報との照合、開示等のご請求に関するご本人とのご連絡またはご本人との間で疑義が生じた場合の確認等、開示等のご請求への対応に必要な範囲でのみ取り扱います。 

 
11.その他

当社では、事業内容の変更および関係する法令またはガイドライン等の改訂があったときなどは、この照会方法等を改訂する場合がございます。なお、改訂した場合は、遅滞なく当社ホームページで公表いたしますので、あらかじめご了承ください。

 

以上

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